Если гражданин работает официально, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя. К книжкам не должны иметь доступа посторонние, поэтому они хранятся исключительно в сейфе в отделе кадров. Заверять трудовую книжку имеет право не любой сотрудник, а только несколько лиц в компании:
- генеральный директор;
- бухгалтер;
- специалист отдела кадров.
В случае, если человек трудоустроен у индивидуального предпринимателя, самостоятельно ведущего дела, документ может заверить исключительно сам предприниматель.
Порядок заверения
Есть два способа правильно заверить копию трудовой книжки, и ими можно пользоваться на своё усмотрение:
- заверение копии каждого листа трудовой книжки;
- заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.
Если выбран второй вариант, при сшивании копий необходимо указать на каждой номер страницы. При утрате хотя бы одной из страниц (или если они не прошиты) заверенная копия книжки будет недействительна. Если копии сделаны с двух сторон, заверять нужно каждую из них. Изображение на копии должно быть контрастно, хорошо читаемо. Оттиск печати организации при этом должен задевать хотя бы частично саму копию — штамп, проставленный на белом поле листа, не будет считаться действительным.
Статья по теме: Как восстановить трудовую при утере
Порядок заверения таков. Нужно:
- написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
- поставить печать организации;
- указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
- поставить личную подпись;
- указать дату.
При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать).
В 2020 году действует новый ГОСТ, предписывающий делать ещё одну надпись на копии книжки, — указывать, в какой именно организации хранится оригинал (например, «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Тензор» в деле № 23 за 2019 год», дата, подпись должностного лица, штамп). Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию. Образец такого заполнения можно увидеть на иллюстрации:
Статья по теме: Переход на ЭТК в 2023 году
Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования. На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён. Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность). Тем не менее, организация, затребовавшая копию, по закону имеет право установить срок действия предоставляемых документов на своё усмотрение.
Частые ошибки
Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.
Самые распространённые ошибки:
- отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
- не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
- не везде проставлена печать;
- оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
- отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
- отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
- заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.
Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:
- ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
- все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
- концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».
Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.
Когда нужна копия ТК
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, бывает нужна во многих случаях. Например:
- при трудоустройстве на вторую работу по совместительству;
- при обращении в банк для получения кредита;
- для оформления разнообразных пособий;
- при оформлении льгот, налоговых вычетов;
- для получении визы (многие страны требуют, чтобы въезжающий человек был официально трудоустроен в стране постоянного проживания).
Если гражданин является безработным лицом, копию трудовой книжки может заверить нотариус.
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем или нотариусом, может быть затребована сторонней организацией с целью получения информации о:
- трудовом стаже человека;
- занимаемых должностях;
- частоте смены мест работы;
- длительности работы в одной должности или в одной организации;
- причинах увольнения.
Образец заверенной копии трудовой книжки для 2023 года:
Трудовая книжка — единственный документ, в котором вся эта информация представлена подробно и наглядно. Рекомендуется даже при наличии постоянной работы хранить у себя копию, чтобы в случае утраты книжки можно было восстановить контакты организаций и повторно запросить данные о местах работы, должностях и стаже.
