Как восстановить трудовую книжку при утере

Каковы бы ни были причины утери, потерявшуюся или испорченную трудовую книжку придется восстанавливать. Ведь в ней, наряду со стажем работы владельца, отражается продвижение по службе, карьера, опыт, поощрения и награды.

Молодые люди, находящиеся в начале трудового пути, вопрос с потерей трудовой иногда решают оформлением нового документа. Но что делать тем, у кого трудовая отражает годы, а то и десятки лет работы, что если близится пенсия, можно ли восстановить трудовую книжку?

Отвечаем утвердительно: можно. Но алгоритм восстановления определяется несколькими факторами, о которых — далее.

Восстановить трудовую: с чего начать?

С точки зрения законодательства, выражение «восстановление трудовой книжки» неверно. Правильнее будет сказать «оформить дубликат», а в нем уже «восстановить записи».

Если на предприятии правильно организовано хранение документов, возможности утери, порчи или повреждения трудовых книжек сводятся к минимуму. Чаще всего такая неприятность происходит по вине самого работника, например:

• при невнимательном отношении к документу при увольнении;
• когда трудовая выдана на руки под расписку — для консультаций в страховых организациях, при оформлении кредита;
• в период между увольнением и новым трудоустройством, когда документ находится дома, не всегда в надежном месте.

Независимо от причин утери или порчи, восстановление книжки начинают с заявления руководителю предприятия, где работали в последнее время, даже если трудовые отношения прекращены. В заявлении излагают суть проблемы и просьбу оформить дубликат.

Руководитель обязан разобраться в ситуации, вынести решение, по чьей вине произошла утрата, издать приказ об оформлении дубликата. Его выдача происходит в течение 15 дней от даты подачи заявления. Новый документ обязательно содержит обозначение «Дубликат».

Если вся трудовая жизнь работника отдана одному предприятию — проблем нет. Все записи в дубликате будут восстановлены в хронологическом порядке. Для этого не требуется поднимать архив, поскольку весь послужной список работающего отражает карточка персонального учета.

Для тех, кто менял место работы, необходимо знать, что дубликат содержит полную информацию только о последнем месте трудоустройства. А стаж предшествующих периодов суммируют в годы работы, месяцы, дни без конкретизации предприятий, должностей и условий труда.

Статья по теме: Как заверить копию трудовой книжки

Трудовая утеряна: обязательно ли восстанавливать?

Поясним, почему необходимо оформить дубликат, если обнаружили потерю трудовой:

• документ отражает общий стаж, информация о котором потребуется при начислении отпускных, страховых выплат, а впоследствии — пенсии;
• в трудовую вносят данные об условиях труда — принадлежности к спискам № 1 или № 2 для исчисления льготного стажа выхода на пенсию;
• документ важен при приеме на новое место трудоустройства, поскольку в нем зафиксирован опыт работника, присвоение разрядов, квалификаций, групп допуска. Также есть разделы, в которых содержится информация о поощрениях, наложенных взысканиях, дающих косвенную характеристику работнику.

Копию трудовой также предоставляют финансовым организациям при согласовании ипотеки, кредитов как свидетельство финансовой надежности будущего заемщика. В строгом смысле трудовую восстанавливать не обязательно, но ее отсутствие создаст многочисленные трудности впоследствии.

Порядок действий

В восстановленном документе-дубликате указание стажа обобщенными цифрами работнику невыгодно. Придет время и потребуется подтвердить его документально.

Как восстановить стаж при утере трудовой книжки тем, кто не переезжал в другой населенный пункт? Очень просто: прийти и лично подать заявление в отдел кадров предприятия, где работали. В нем указать период трудовых отношений, подразделение, участок, должность и просьбу подтвердить стаж. К заявлению приложить копии:

• паспорта;
• ИНН;
• при смене фамилии, личных данных – свидетельство о браке или соответствующие документы из ЗАГСа, решение суда.

Если предприятие находится в другом населенном пункте, заявление с приложениями копий документов отправить по почте заказным письмом. Сроки ответа законодательно не установлены, поэтому стоит набраться терпения. Чтобы ускорить процесс, можно позвонить или непосредственно приехать в отдел кадров.

Статья по теме: Переход на ЭТК в 2021 году

Восстанавливаем записи через ПФР

Один из вариантов восстановить стаж — обращение в территориальное подразделение ПФР. Фонд ведет персонифицированный учет всех занятых и уплачивающих пенсионные взносы. В базе Пенсионного Фонда содержится информация о местах и периодах работы застрахованного и суммах отчислений.

Но Пенсионный фонд не владеет данными о занимаемых работником должностях или особых условиях труда. Кроме того, в России единая система персонифицированного учета действует с 2002 года. Поэтому трудовой стаж до 2002 года подтверждают другими способами.

Восстанавливаем через МФЦ или «Госуслуги»

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, обратившись в МФЦ? В центр со своей проблемой обращаются лично, с предъявлением паспорта, и по предварительной записи. Заполняют бланк заявления об утере документа. В нем указывают места работы, периоды, за которые требуется восстановить записи, занимаемые должности. Из МФЦ будут направлены запросы в требуемые организации или госархив. 

Портал «Госуслуги» также позволяет получить выписку по стажу, если данные работника внесены в систему ПФР предшествующими работодателями. Такой способ предпочтительней для сменивших жительство и при ликвидации предприятия-работодателя.

Восстанавливаем по копии: не предусмотрено

На предприятии иногда хранят копии трудовых книжек. Можно ли по ним восстановить записи? Обратим внимание: законодательство даже нотариально заверенную копию трудовой книжки не относит к признаваемым документам. Копия может служить помощником для работника, чтобы он знал, в какие организации обращаться, какие периоды восстановления указать в заявлениях.

В дубликат же заносят только подтвержденные предприятиями-работодателями данные. Более того, если оригинал книжки содержал записи, в дальнейшем не подтвердившиеся, в оформляемый документ их не вносят.

Когда обращаться в госархив?

Предприятие-работодатель ликвидировано, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна? Решить проблему поможет государственный архив. Поясним, почему.

Заключительный этап прекращения деятельности любого предприятия или предпринимательской структуры — передача документов в госархив. Архивные учреждения данные по трудовым отношениям относят к документам длительного хранения. Поэтому, если работодатель добросовестно отнесся к закрытию, получить информацию из архива будет несложно.

Заявление в госархив нужно подавать через МФЦ или портал «Госуслуги».

Восстановить трудовую: как долго

Продолжительность восстановления записей зависит от многих причин. Еще раз перечислим:

1) удаленность места проживания работника от местонахождения предприятий, где он работал;

2) текущее состояние предприятия-работодателя: является ли оно действующим или уже нет;

3) выбранный путь восстановления: через запрос в ПФР, МФЦ или архивное учреждение.

Обращаем внимание, что сроки ответов на запросы, направленные на предприятия, законодательством не регламентированы. Ответ ПФР будет подготовлен в течение 10 рабочих дней, а Многофункциональным центром в течение 30 календарных дней.

Наиболее длительный путь подтверждения стажа — через суд, куда обращаются, если ни одна из перечисленных организаций не смогла оказать помощь.

Документ утерян сотрудником, что делать?

Ситуация маловероятна. Но если такое случилось, сотрудник кадровой службы обязан уведомить непосредственного начальника. Приказом руководителя формируют комиссию, которая расследует причины, устанавливает виновного.

В данной ситуации, как восстановить документ — забота работодателя. Он направляет запросы на предприятия, где ранее числился работник, а также в Пенсионный Фонд, МФЦ, госархив.

Документ утерян работодателем

Работодатель отвечает за сохранность переданных ему трудовых книжек, но допущенная им утеря может быть массовой. Причина, как правило, в авариях техногенного характера, непредвиденных ситуациях: пожар, повреждение коммуникаций, наводнение, землетрясение. Тогда восстановлением трудовых книжек коллектива занимается специальная комиссия, созданная в субъекте РФ.

Оформление дубликата трудовой книжки и восстановление записей в нем — процедура длительная, требующая тщательности и терпения. Но затраты времени и труда обязательно окупятся перспективным трудоустройством, очередной высокой должностью, справедливым начислением пенсии.