Канбан — это один из популярных методов организации рабочих процессов родом из Японии. Его используют как на производстве, так и для управления командами и проектами в сфере IT, маркетинга, HR и других. Построенный на тех же принципах персональный канбан помогает людям более продуктивно распределять свое время в рабочей и личной жизни. О том, как устроен метод канбан и в чем его преимущества, читайте в этой статье.
В чем суть канбан
Термин «канбан» переводится как «рекламный щит» или «вывеска». Сам метод был разработан инженером компании Toyota Тайичи Оно. Чтобы увеличить количество производимой продукции и сократить траты из-за простоя производства, он ввел систему цветных карточек. Они крепились к каждой детали изделия и материалу. Одна карточка проходила все этапы от начала работ до продажи продукта потребителю и возвращалась обратно. Тот или иной цех начинал производство или обработку детали только тогда, когда к ним попадали нужные карточки. Требуемое количество единиц товара просчитывалось и вывешивалось для работников заранее. Такая система позволила наладить быструю работу без перепроизводства и простоев.
В современном мире канбан выглядит немного иначе. Основные его инструменты — это доска и карточки с задачами, которые размещаются на ней по определенному принципу. Доску нужно разделить на столбцы, которые обозначают стадии производства продукта или выполнения проекта. В упрощенном виде эти столбцы могут называться так: «Нужно сделать», «В процессе», «Сделано». Если в процессной стадии много этапов, то их также можно выделить отдельными колонками. Задачи на карточках по мере выполнения перемещаются от первой колонки до последней.
Какие преимущества дает такой способ планирования?
Прежде всего он позволяет визуализировать процесс работы. Благодаря этому можно оценить текущую нагрузку, определить, сколько времени требуется для выполнения тех или иных задач и какое количество дел сотрудники успевают завершить в течение дня.
Кроме того, есть важное правило — нужно работать над как можно меньшим количеством задач одновременно. Это помогает выполнять проекты в срок без срыва дедлайнов и не перегружать сотрудников.
Пять принципов канбан
Максимально эффективно организовать работу по канбан поможет внедрение специальных практик. Они актуальны как для компаний, так и для отдельных специалистов.
Принцип 1. Визуализируйте рабочие процессы
Визуализация позволяет получить представление о том, как работают сотрудники, почему задачи выполняется именно таким образом и что в процессах можно улучшить.
Создать визуализацию можно в 7 шагов.
- Разбить работу на этапы. Каждый этап должен так или иначе добавлять ценность финальному продукту. Этот шаг помогает определить, какие действия приносят пользу и потенциально увеличивают доход, а какие следует свести к минимуму.
- Определить объем работы. На канбан-доске нужно отметить те этапы, на которых важно сфокусироваться. Это может быть цикл повторяющихся действий, выполняемых одной группой сотрудников. Например, для команды разработчиков программного обеспечения этапы будут такими: получение задания, кодирование, тестирование, сделано. Если выявлена ошибка, то цикл повторяется, пока результат не будет удовлетворительным.
- Оформить канбан-доску. Проще всего представить ее в виде таблицы, где столбцы — это этапы работы, а строки — разные проекты с похожими процессами. В качестве канбан-доски можно использовать обычную маркерную доску с записками или стикерами, стену в офисе либо специальное приложение. Главное, чтобы все сотрудники получали к ней свободный доступ.
- Определить критерии. На этом шаге нужно установить, при каких условиях можно переходить к следующему этапу и когда задачу можно считать выполненной. Также будет полезно разграничить разные типы задач с помощью цветных карточек. Например, новые задачи обозначить одним цветом, а исправление ошибок и недочетов — другим.
- Разработать шаблон карточек. Теперь следует определить, какая информация о задаче должна быть размещена на карточке. Это важный шаг, поскольку он упрощает взаимодействие между сотрудниками, помогает им быстрее войти в курс дела и приступить к работе.
- Разместить карточки на доске. Можно располагать их в столбцах в порядке приоритетности: самые срочные и важные — наверху, менее срочные — ниже.
- Отслеживать ход работы. Необходимо отмечать все процессы на доске: переносить карточки по таблице в соответствии с текущими этапами работы.
Когда все рабочие элементы видны на общей доске, каждый сотрудник знает, что нужно сделать, кто какой задачей занимается и в каком статусе находится проект или продукт. Руководитель же может отследить, какая работа занимает большую часть времени команды и как это время оптимизировать.
Принцип 2. Ограничивайте количество одновременно выполняемой работы
Многозадачность негативно сказывается на продуктивности. Лучше сконцентрироваться на небольшом количестве задач, доделать их от начала до конца и только потом браться за новые. Прибыль можно получить только с полностью готового продукта. Если производительность фирмы 10 продуктов в месяц, нет смысла пытаться работать сразу над 30. В итоге время и силы будут потрачены, а продавать будет еще нечего.
Рекомендуют оставлять не более трех незавершенных дел. Такой подход сокращает возможные риски при возникновении форс-мажора. Например, когда появляется проблема, команда, работающая над тремя задачами, приостанавливает их и решает проблему. Выполнение трех задач будет немного задерживаться. Но если бы у них было 20 текущих задач, все 20 были бы приостановлены и отложены.
Принцип 3. Анализируйте процессы и управляйте ими
Наблюдение за рабочими процессами с помощью канбан-доски помогает увидеть, на каких этапах работа замедляется или стопорится, где команда перегружена или наоборот сидит без дела. Чтобы внести действительно полезные изменения, можно собрать мнения и идеи сотрудников о том, какие процессы снижают эффективность, а какие повышают. Кроме того, анализируя ход работы таким способом, можно сократить общее время создания продукта, запланировать нагрузку для следующих проектов и спрогнозировать результаты.
Принцип 4. Разработайте правила и рекомендации
Эта практика позволяет сделать контроль качества частью рабочего процесса. Для этого нужно продумать стандарты для всех этапов работы. Когда процессы четко выстроены и отлажены, сотрудники могут работать в потоке и не думать о том, как именно им нужно выполнять те или иные задачи и когда переходить к новым.
Отдельно стоит прописать в рекомендациях:
- как действовать в случае возникновения ошибок;
- какие задачи следует считать ключевыми, как расставлять приоритеты;
- на какие компромиссы в скорости и качестве можно пойти в непредвиденных обстоятельствах;
- как встроить в процесс незапланированные или срочные задачи.
Чтобы правила работали, нужно донести их до сведения всех сотрудников и убедиться, что они стали частью рабочей культуры.
Принцип 5. Ищите возможности для улучшений
Смысл метода канбан – в оптимизации и совершенствовании рабочих процессов. С его помощью можно повышать производительность сотрудников и качество продукции, сокращать количество ошибок, временные и другие потери.
Там, где работа «застревает», находится в режиме ожидания, часто и кроются большие возможности для улучшений.
Если внедрение системы канбан не повлияло на бизнес и не повысило качество продукта, то от нее тоже стоит отказаться, как и от других не приносящих пользу процессов.
Другим источником прогресса являются сами сотрудники. Благодаря канбан каждый из них понимает логику работы и знакомится со всеми ее этапами. Члены команды могут помогать друг другу, браться за смежные задачи и предлагать свои идеи, как сделать рабочий процесс проще и лучше.
Канбан для повседневной жизни
Пять практик канбан полезно применять и для повышения личной продуктивности. Персональный канбан помогает:
- выработать привычку приступать к новому делу только после завершения старого и больше успевать;
- проанализировать, на что тратится рабочее и личное время, избавиться от бесполезных дел;
- управлять своей загруженностью, не брать дополнительные задачи, чтобы избежать выгорания;
- отслеживать выполненные дела для анализа эффективности и оценки прогресса;
- получать чувство удовлетворения от проделанной работы и повышать самооценку;
- разумно планировать день, ставить краткосрочные и долгосрочные цели.
Чтобы визуализировать свои задачи, можно использовать доску с записками, холодильник с магнитами, стену или дверцу шкафа, блокнот либо приложение для смартфона. Главное, чтобы канбан-доска была перед глазами и по ней можно было перемещать карточки. Поэтому простой список дел не подойдет — с ним сложно отслеживать стадии выполнения задач.
Кроме стандартных колонок «надо сделать», «делаю» и «сделано» можно добавить столбец «в ожидании» для несрочных или отложенных дел, о которых важно не забыть. По горизонтали канбан-доску можно разделить на блоки для работы, учебы и саморазвития, отдыха, дел по дому, оплаты счетов.
Например, в блоке «учеба» отмечайте, какие книги вы сейчас читаете, какие собираетесь послушать подкасты, сколько занятий курса прошли и т. п. В блоке «отдых» планируйте поездки и встречи с друзьями, отмечайте мероприятия, на которые хотите сходить, или сколько раз на неделе вы занимались спортом.
Адаптируйте метод канбан под себя и свои цели. Сделайте планирование по канбан ежедневной привычкой и анализируйте результаты. Так вы повысите самодисциплину, увеличите продуктивность и улучшите качество жизни.
Написать комментарий