Иконка поиск

Есть такая модная штука - канбан. Если описать ее коротко, то это доска с карточками (стикерами). Очень удобная вещь. Почему? Главным образом потому, что позволяет увидеть рабочие процессы наглядно, на каком этапе находится каждый, а также степень загрузки сотрудников и отделов. Этапов три: «Нужно сделать», «В процессе», «Сделано».

Дата загрузки:2022-02-22T10:26:00+03:00

Стикеры идут в дело: как работать по канбан

672
0


Канбан — это один из популярных методов организации рабочих процессов родом из Японии. Его используют как на производстве, так и для управления командами и проектами в сфере IT, маркетинга, HR и других. Построенный на тех же принципах персональный канбан помогает людям более продуктивно распределять свое время в рабочей и личной жизни. О том, как устроен метод канбан и в чем его преимущества, читайте в этой статье.

В чем суть канбан



Идея канбан

Термин «канбан» переводится как «рекламный щит» или «вывеска». Сам метод был разработан инженером компании Toyota Тайичи Оно. Чтобы увеличить количество производимой продукции и сократить траты из-за простоя производства, он ввел систему цветных карточек. Они крепились к каждой детали изделия и материалу. Одна карточка проходила все этапы от начала работ до продажи продукта потребителю и возвращалась обратно. Тот или иной цех начинал производство или обработку детали только тогда, когда к ним попадали нужные карточки. Требуемое количество единиц товара просчитывалось и вывешивалось для работников заранее. Такая система позволила наладить быструю работу без перепроизводства и простоев.

В современном мире канбан выглядит немного иначе. Основные его инструменты — это доска и карточки с задачами, которые размещаются на ней по определенному принципу. Доску нужно разделить на столбцы, которые обозначают стадии производства продукта или выполнения проекта. В упрощенном виде эти столбцы могут называться так: «Нужно сделать», «В процессе», «Сделано». Если в процессной стадии много этапов, то их также можно выделить отдельными колонками. Задачи на карточках по мере выполнения перемещаются от первой колонки до последней.

Какие преимущества дает такой способ планирования? 



Прежде всего он позволяет визуализировать процесс работы. Благодаря этому можно оценить текущую нагрузку, определить, сколько времени требуется для выполнения тех или иных задач и какое количество дел сотрудники успевают завершить в течение дня. 

Кроме того, есть важное правило — нужно работать над как можно меньшим количеством задач одновременно. Это помогает выполнять проекты в срок без срыва дедлайнов и не перегружать сотрудников.

Пять принципов канбан



Максимально эффективно организовать работу по канбан поможет внедрение специальных практик. Они актуальны как для компаний, так и для отдельных специалистов.

Принцип 1. Визуализируйте рабочие процессы 



Женщина смотрит на лежащие на полу бизнес-бумаги

Визуализация позволяет получить представление о том, как работают сотрудники, почему задачи выполняется именно таким образом и что в процессах можно улучшить.

Создать визуализацию можно в 7 шагов.

  1. Разбить работу на этапы. Каждый этап должен так или иначе добавлять ценность финальному продукту. Этот шаг помогает определить, какие действия приносят пользу и потенциально увеличивают доход, а какие следует свести к минимуму.
  2. Определить объем работы. На канбан-доске нужно отметить те этапы, на которых важно сфокусироваться. Это может быть цикл повторяющихся действий, выполняемых одной группой сотрудников. Например, для команды разработчиков программного обеспечения этапы будут такими: получение задания, кодирование, тестирование, сделано. Если выявлена ошибка, то цикл повторяется, пока результат не будет удовлетворительным.
  3. Оформить канбан-доску. Проще всего представить ее в виде таблицы, где столбцы — это этапы работы, а строки — разные проекты с похожими процессами. В качестве канбан-доски можно использовать обычную маркерную доску с записками или стикерами, стену в офисе либо специальное приложение. Главное, чтобы все сотрудники получали к ней свободный доступ.
  4. Определить критерии. На этом шаге нужно установить, при каких условиях можно переходить к следующему этапу и когда задачу можно считать выполненной. Также будет полезно разграничить разные типы задач с помощью цветных карточек. Например, новые задачи обозначить одним цветом, а исправление ошибок и недочетов — другим.
  5. Разработать шаблон карточек. Теперь следует определить, какая информация о задаче должна быть размещена на карточке. Это важный шаг, поскольку он упрощает взаимодействие между сотрудниками, помогает им быстрее войти в курс дела и приступить к работе.
  6. Разместить карточки на доске. Можно располагать их в столбцах в порядке приоритетности: самые срочные и важные — наверху, менее срочные — ниже.
  7. Отслеживать ход работы. Необходимо отмечать все процессы на доске: переносить карточки по таблице в соответствии с текущими этапами работы.

Когда все рабочие элементы видны на общей доске, каждый сотрудник знает, что нужно сделать, кто какой задачей занимается и в каком статусе находится проект или продукт. Руководитель же может отследить, какая работа занимает большую часть времени команды и как это время оптимизировать.

Принцип 2. Ограничивайте количество одновременно выполняемой работы



Мужчина наклеивает стикер на стеклянную стену

Многозадачность негативно сказывается на продуктивности. Лучше сконцентрироваться на небольшом количестве задач, доделать их от начала до конца и только потом браться за новые. Прибыль можно получить только с полностью готового продукта. Если производительность фирмы 10 продуктов в месяц, нет смысла пытаться работать сразу над 30. В итоге время и силы будут потрачены, а продавать будет еще нечего.

Рекомендуют оставлять не более трех незавершенных дел. Такой подход сокращает возможные риски при возникновении форс-мажора. Например, когда появляется проблема, команда, работающая над тремя задачами, приостанавливает их и решает проблему. Выполнение трех задач будет немного задерживаться. Но если бы у них было 20 текущих задач, все 20 были бы приостановлены и отложены.

Принцип 3. Анализируйте процессы и управляйте ими



Наблюдение за рабочими процессами с помощью канбан-доски помогает увидеть, на каких этапах работа замедляется или стопорится, где команда перегружена или наоборот сидит без дела. Чтобы внести действительно полезные изменения, можно собрать мнения и идеи сотрудников о том, какие процессы снижают эффективность, а какие повышают. Кроме того, анализируя ход работы таким способом, можно сократить общее время создания продукта, запланировать нагрузку для следующих проектов и спрогнозировать результаты.

Принцип 4. Разработайте правила и рекомендации



Эта практика позволяет сделать контроль качества частью рабочего процесса. Для этого нужно продумать стандарты для всех этапов работы. Когда процессы четко выстроены и отлажены, сотрудники могут работать в потоке и не думать о том, как именно им нужно выполнять те или иные задачи и когда переходить к новым.

Отдельно стоит прописать в рекомендациях:

  • как действовать в случае возникновения ошибок;
  • какие задачи следует считать ключевыми, как расставлять приоритеты;
  • на какие компромиссы в скорости и качестве можно пойти в непредвиденных обстоятельствах;
  • как встроить в процесс незапланированные или срочные задачи.

Чтобы правила работали, нужно донести их до сведения всех сотрудников и убедиться, что они стали частью рабочей культуры.

Принцип 5. Ищите возможности для улучшений



Коллеги стоят у стеклянной стены со стикерами

Смысл метода канбан – в оптимизации и совершенствовании рабочих процессов. С его помощью можно повышать производительность сотрудников и качество продукции, сокращать количество ошибок, временные и другие потери. 

Там, где работа «застревает», находится в режиме ожидания, часто и кроются большие возможности для улучшений. 

Если внедрение системы канбан не повлияло на бизнес и не повысило качество продукта, то от нее тоже стоит отказаться, как и от других не приносящих пользу процессов.

Другим источником прогресса являются сами сотрудники. Благодаря канбан каждый из них понимает логику работы и знакомится со всеми ее этапами. Члены команды могут помогать друг другу, браться за смежные задачи и предлагать свои идеи, как сделать рабочий процесс проще и лучше.

Канбан для повседневной жизни



Девушки сидят за столом и занимаются планированием со стикерами

Пять практик канбан полезно применять и для повышения личной продуктивности. Персональный канбан помогает:

  • выработать привычку приступать к новому делу только после завершения старого и больше успевать;
  • проанализировать, на что тратится рабочее и личное время, избавиться от бесполезных дел;
  • управлять своей загруженностью, не брать дополнительные задачи, чтобы избежать выгорания;
  • отслеживать выполненные дела для анализа эффективности и оценки прогресса;
  • получать чувство удовлетворения от проделанной работы и повышать самооценку;
  • разумно планировать день, ставить краткосрочные и долгосрочные цели.

Чтобы визуализировать свои задачи, можно использовать доску с записками, холодильник с магнитами, стену или дверцу шкафа, блокнот либо приложение для смартфона. Главное, чтобы канбан-доска была перед глазами и по ней можно было перемещать карточки. Поэтому простой список дел не подойдет — с ним сложно отслеживать стадии выполнения задач.

Кроме стандартных колонок «надо сделать», «делаю» и «сделано» можно добавить столбец «в ожидании» для несрочных или отложенных дел, о которых важно не забыть. По горизонтали канбан-доску можно разделить на блоки для работы, учебы и саморазвития, отдыха, дел по дому, оплаты счетов.

Например, в блоке «учеба» отмечайте, какие книги вы сейчас читаете, какие собираетесь послушать подкасты, сколько занятий курса прошли и т. п. В блоке «отдых» планируйте поездки и встречи с друзьями, отмечайте мероприятия, на которые хотите сходить, или сколько раз на неделе вы занимались спортом.

Адаптируйте метод канбан под себя и свои цели. Сделайте планирование по канбан ежедневной привычкой и анализируйте результаты. Так вы повысите самодисциплину, увеличите продуктивность и улучшите качество жизни.
 

количество просмотров 672
22.02.2022

Возможно вам будет интересно:

Какой банк выбрать для ИП в 2020 году Что лучше: ИП или ООО Стоит ли оформлять самозанятость?
Комментарии ()
    Другие видео:
    Что помогает сконцентрироваться?
    стандартный аватар
    Что помогает сконцентрироваться?
    количество просмотров 423
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    23.03.2022
    Что лучше: ИП или ООО
    стандартный аватар
    Что лучше: ИП или ООО
    количество просмотров 1403
    количество комментариев 0
    Статья
    08.05.2020
    Чем опасна многозадачность?
    стандартный аватар
    Чем опасна многозадачность?
    количество просмотров 373
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    22.03.2022
    Стоит ли оформлять самозанятость?
    стандартный аватар
    Стоит ли оформлять самозанятость?
    количество просмотров 830
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    16.06.2021
    Как заверить копию трудовой книжки
    стандартный аватар
    Как заверить копию трудовой книжки
    количество просмотров 26506
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    30.04.2020
    Какой банк выбрать для ИП в 2020 году
    стандартный аватар
    Какой банк выбрать для ИП в 2020 году
    количество просмотров 1073
    количество комментариев 0
    Статья
    08.05.2020
    Как экономить без стресса?
    стандартный аватар
    Как экономить без стресса?
    количество просмотров 99
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    16.11.2022
    Просматривайте вакансии, даже если не ищете работу
    стандартный аватар
    Просматривайте вакансии, даже если не ищете работу
    количество просмотров 446
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    17.05.2022
    Как посчитать наценку на товар
    стандартный аватар
    Как посчитать наценку на товар
    количество просмотров 2826
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    24.05.2021
    Как восстановить трудовую книжку при утере
    стандартный аватар
    Как восстановить трудовую книжку при утере
    количество просмотров 835
    количество комментариев 0
    Статья
    24.02.2021
    Как рассчитывается налог на имущество организаций
    стандартный аватар
    Как рассчитывается налог на имущество организаций
    количество просмотров 1089
    количество комментариев 0
    Статья
    08.05.2020
    Как выйти из состава учредителей ООО
    стандартный аватар
    Как выйти из состава учредителей ООО
    количество просмотров 916
    количество комментариев 0
    Статья
    30.04.2020
    Как уволить сотрудника за прогулы
    стандартный аватар
    Как уволить сотрудника за прогулы
    количество просмотров 1062
    количество комментариев 0
    Статья
    12.05.2020
    Кайдзен - как его внедрить в свой бизнес и быт?
    стандартный аватар
    Кайдзен - как его внедрить в свой бизнес и быт?
    количество просмотров 431
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    17.02.2022
    Гибридная модель работы — лучшая?
    стандартный аватар
    Гибридная модель работы — лучшая?
    количество просмотров 889
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    27.06.2021
    Как продвинуться в карьере?
    стандартный аватар
    Как продвинуться в карьере?
    количество просмотров 516
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    18.01.2022
    Как подстричь чёлку самостоятельно
    стандартный аватар
    Как подстричь чёлку самостоятельно
    количество просмотров 1862
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    25.09.2020
    Как сделать дизайн-проект квартиры самим?
    стандартный аватар
    Как сделать дизайн-проект квартиры самим?
    количество просмотров 354
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    25.08.2022
    Как развить творческое мышление у детей?
    стандартный аватар
    Как развить творческое мышление у детей?
    количество просмотров 608
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    13.12.2021
    На кого выучиться из дома?
    стандартный аватар
    На кого выучиться из дома?
    количество просмотров 407
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    18.05.2022
    Как делают разные кисломолочные продукты?
    стандартный аватар
    Как делают разные кисломолочные продукты?
    количество просмотров 305
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    13.06.2022
    Школьные книги, которые интересно перечитать взрослым
    стандартный аватар
    Школьные книги, которые интересно перечитать взрослым
    количество просмотров 684
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    09.02.2021
    Как делают сливки, сметану и творог?
    стандартный аватар
    Как делают сливки, сметану и творог?
    количество просмотров 572
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    12.04.2022
    Как защитить пожилых от телефонных мошенников
    стандартный аватар
    Как защитить пожилых от телефонных мошенников
    количество просмотров 557
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    25.01.2022
    Как научиться покупать
    стандартный аватар
    Как научиться покупать "свои" вещи?
    количество просмотров 152
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    10.10.2022
    Вред Иванович дает советы по онлайн-учебе
    стандартный аватар
    Вред Иванович дает советы по онлайн-учебе
    количество просмотров 512
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    08.12.2021
    Только ли 36,6 - это норма?
    стандартный аватар
    Только ли 36,6 - это норма?
    количество просмотров 669
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    02.12.2021
    Блины с дырочками на молоке
    стандартный аватар
    Блины с дырочками на молоке
    количество просмотров 885
    количество комментариев 0
    Статья
    26.03.2020
    4 совета, как готовиться к сочинению
    стандартный аватар
    4 совета, как готовиться к сочинению
    количество просмотров 827
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    09.03.2021
    Три вопроса про заморозку продуктов
    стандартный аватар
    Три вопроса про заморозку продуктов
    количество просмотров 457
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    28.02.2022
    Как получить налоговый вычет за лечение?
    стандартный аватар
    Как получить налоговый вычет за лечение?
    количество просмотров 519
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    07.06.2022
    Как правильно выбрать мясо
    стандартный аватар
    Как правильно выбрать мясо
    количество просмотров 1211
    количество комментариев 0
    Статья Видео
    02.10.2020