Как организовать свою жизнь и профессиональную деятельность, чтобы добиваться высоких результатов? Свой ответ на этот вопрос предлагает японская философия кайдзен. Ее название в переводе на русский значит «изменения к лучшему». Но чаще всего кайдзен описывают как философию непрерывного развития. В чем ее принципы и как их применить в работе и остальной жизни — расскажем в этой статье.
Кайдзен: истоки и значение
Главная идея кайдзен – маленькие регулярные изменения приведут к значительным улучшениям. Причем даже небольшие перемены могут оказать серьезное влияние в будущем. Согласно этой философии, эффективнее двигаться к цели постепенно, без резких скачков. Так можно добиться постоянного прогнозируемого результата и роста.
Если рассматривать философию кайдзен в ее классическом виде, то она представляет собой определенный подход к организации работы компании. Это бизнес-философия, цель которой — создать отлаженное производство и повысить эффективность рабочих процессов. Она зародилась в Японии после Второй мировой войны. Одной из первых кайдзен внедрила компания Toyota и добилась выдающихся успехов.
Особую популярность кайдзен приобрела благодаря Масааки Имаи. В 1986 г. он написал книгу «Кайдзен. Ключ к японской стратегии успеха», а также основал Институт Кайдзен. Идея постоянных изменений шаг за шагом нашла отклик и за рубежом. Со временем принципы кайдзен стали применяться не только на промышленных производствах, но и в профессиональной, повседневной и социальной жизни отдельных людей.
Основные принципы философии кайдзен
Кайдзен не имеет четких и однозначных правил. Они могут интерпретироваться по-разному в зависимости от сферы применения. Например, в основе кайдзен как способа ведения бизнеса лежат: командная работа, сильный моральный дух сотрудников, личная дисциплина, ориентация на качество продукта и открытость к идеям и предложениям по улучшению от каждого работника.
В своей книге Масааки Имаи предложил такую трактовку принципов кайдзен:
- Изучите своего потребителя. Чтобы производить действительно полезный продукт, нужно опираться на интересы, желания и боли будущих покупателей.
- Не оставляйте лишнего. Речь идет о концепции «zero waste» — безотходного производства. Согласно ей, каждый отдел и каждый сотрудник должны производить как можно больше пользы и как можно меньше отходов.
- Будьте на производстве. Место, где совершается самая важная часть работы, требует особого внимания руководителя. Он должен хорошо разбираться во всех процессах, вовремя устранять ошибки и внедрять инновации.
- Расширяйте полномочия сотрудников. Объединяйте команды, ставьте им общие цели и снабжайте инструментами, которые необходимы для их достижения.
- Будьте открытыми. Пусть честные данные о делах компании будут доступны сотрудникам. Результаты и достижения как отдельных работников, так и всей организации, должны быть на виду.
По мнению автора, эти пять правил составляют базу культуры непрерывного совершенствования. Именно благодаря им возможно выйти на другой уровень качества, производительности и отношений между руководством и сотрудниками.
Цикл кайдзен: решение проблем в 7 шагов
Кайдзен реализует свои идеи через так называемый цикл кайдзен. Он состоит из семи шагов, с помощью которых выстраивается процесс постоянного улучшения.
- Собирайте информацию о задачах и недочетах от всех сотрудников.
- На основе данных выявляйте потенциальные возможности и проблемы.
- При принятии решения опирайтесь на идеи и рекомендации всех работников.
- Привлекайте команду для тестирования решений.
- Анализируйте результаты на разных стадиях и оценивайте уровень успеха.
- Внедряйте и стандартизируйте решения, которые дали положительный результат.
- Повторяйте цикл при возникновении новых проблем.
Эти шаги можно адаптировать и для разных жизненных ситуаций. Например, вместо сотрудников обращаться за идеями и информацией к знакомым, экспертам, наставникам или другим источникам.
Кайдзен в повседневной жизни
В более широком понимании технику кайдзен можно использовать для повышения личной продуктивности, эффективного обучения, личностного роста и даже в быту. Люди часто ищут секретный прием, с помощью которого можно было бы улучшить качество жизни раз и навсегда. Кайдзен же учит, что лучшие изменения — это те, что происходят постепенно. Нужно быть открытыми к новому и день за днем стремиться к совершенству.
Вот, как можно интерпретировать правила кайдзен для повседневной жизни:
- Всегда есть что улучшить. Изменения наступят, если каждый день учиться чему-то новому: осваивать навыки, изучать иностранные языки, читать, слушать лекции или смотреть документальные фильмы. Совершенствуйтесь во всем.
- Избавляйтесь от старых привычек и закрепляйте новые, более полезные. Если утром отказаться от проверки соцсетей, то в освободившееся время можно составить список задач на день или прочитать несколько страниц книги.
- Когда возникает проблема, старайтесь решить ее как можно скорее. Искать оправдания неудаче бессмысленно. Гораздо важнее сфокусироваться на поиске решения. Только так можно исправить ошибки и изменить ситуацию к лучшему.
- Выбирайте разные источники информации. Чем больше мнений вы услышите, тем шире будет ваше представление по той или иной теме. Консультируйтесь с несколькими специалистами или экспертами. Если вы учите иностранный язык, объединяйтесь с другими учениками, обменивайтесь опытом, делитесь успехами, совместно разбирайте ошибки.
- Не бойтесь делать по-новому. У каждого свой путь к успеху. Смело ставьте под сомнение привычные методы и правила, если они не соотносятся с вашими целями, и ищите другие.
- Доверяйте достоверным фактам, когда принимаете важные решения. Субъективные мнения и оценки часто не описывают всей картины и могут вводить в заблуждение.
- Чтобы докопаться до корня проблемы, пять раз спросите себя, почему она возникла. Найдите истинную причину, тогда можно будет подобрать действенно эффективное решение.
- Будьте экономными. Не делайте больших вложений там, где можно обойтись малыми средствами. Дорогостоящие курсы не всегда оправдывают свою цену, так же как дорогие вещи могут быть менее качественными, чем их бюджетные аналоги.
Подход 5S для продуктивной работы
Идеи кайдзен плотно связаны с системой 5S.
Система 5S описывает способы организации рабочего места и поддержания порядка для повышения продуктивности.
Система 5S универсальна. Ее можно применять не только на производстве, но и чтобы грамотно организовать пространство в комнате или квартире.
Название 5S происходит от пяти японских терминов: seiri, seiton, seiso, seiketsu и shitsuke.
Seiri – Сортировка
Переберите вещи на рабочем месте и разделите их на нужные и ненужные. Все, чем вы пользуетесь редко или не пользуетесь, а также предметы, которые отвлекают от работы, нужно убрать. Так вы очистите пространство и увеличите рабочую площадь.
То же касается и вашего дома. Освободите шкафы и полки от хлама, старой одежды и бумаг. Выбрасывайте или отдавайте на переработку все, что не дарит вам радость и не приносит пользы. Проводите такую сортировку регулярно — беспорядок имеет свойство возвращаться.
Полезно сортировать не только предметы, но и свободное и рабочее время. Мы даже не подозреваем, сколько часов уходит на бесполезные действия, которые только высасывают энергию. Исключите их и высвободите время для хобби или встреч с близкими. Иногда нужно «сортировать» и окружение, чтобы исключать из круга общения токсичных и просто малоприятных людей.
Seiton – Систематизация
Теперь все инструменты и материалы нужно разложить по своим местам. Пусть все важное лежит под рукой, чтобы воспользоваться им в любой момент. Главное, чтобы вы знали, где что находится, и могли быстро это найти.
В доме определите место для каждой вещи. Систематизируйте пространство так, чтобы предметы одной категории хранились вместе: кухонная утварь, чистящие средства, одежда, книги, лекарства и т. д. После использования кладите все туда же, откуда взяли. Так будет легче поддерживать порядок.
Чтобы систематизировать время, попробуйте вести планеры, составлять списки дел, отмечать события в календаре. Это поможет больше успевать и проводить время продуктивнее. Также можно заранее планировать встречи с друзьями и родными, чтобы никто не оставался без внимания.
Seiso – Содержание в чистоте
Регулярно поддерживайте чистоту и порядок на рабочем месте. Следите за состоянием инструментов и приборов, которыми вы пользуетесь. Регулярно относите на проверку или техобслуживание. Если что-то износилось и требует ремонта, пусть этим займется специалист.
В жилых помещениях рекомендуется делать влажную оборку каждую неделю и генеральную уборку раз в три месяца. Старайтесь использовать технику и бытовые приборы бережно. Сломанное чините сразу, чтобы оно не превращалось в хлам. Если вещь уже не восстановить, смело выбрасывайте или сдавайте на переработку.
Поддерживайте баланс между работой и личной жизнью. Чтобы не засорять свой день ненужными делами, спрашивайте себя: «Как это действие приведет меня к моей цели?» Если ответа нет, то его можно делегировать или вовсе не делать. Это тоже полезная привычка, как и медитация, спорт и здоровое питание.
Seiketsu – Стандартизация
Нововведения станут частью рутины, если закрепить их в правила. Сделайте полученные улучшения стандартом. Причем важно, чтобы новый порядок соблюдали все сотрудники. Это поспособствует увеличению продуктивности и достижению высоких результатов.
В домашних делах тоже полезно ввести стандарт, например:
• составить расписание уборки,
• составить расписание закупок продуктов,
• продумать меню на неделю,
• заранее подобрать одежду для рабочих дней,
• заранее подобрать одежду для выходных.
Упрощайте быт, доводите до автоматизма выполнение рутинных задач. Так вы сэкономите свои силы и время.
Shitsuke – Совершенствование
Поддерживайте установленный порядок. Регулярность — ключ к эффективным изменениям. Поэтому на данном этапе необходима дисциплина. Включение новых правил в корпоративную культуру обеспечит совершенствование рабочих процессов в долгосрочной перспективе.
Дисциплина нужна и для личностного роста. Не поддавайтесь прокрастинации и негативным мыслям. Результаты обязательно станут заметны со временем. Главное – не терять решимости и продолжать методично двигаться вперед.
Работать и вести образ жизни по кайдзен — значит быть открытым к изменениям, не бояться ошибок, искать разные точки зрения и стремиться к лучшему. Именно такой подход помогает добиваться успехов в любых аспектах жизни.
Написать комментарий